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8 consejos para tener reuniones híbridas exitosas

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8 consejos para tener reuniones híbridas exitosas

Las reuniones híbridas se implementaron en una apresurada vida laboral digital que la pandemia por COVID-19 instaló sin reparar en diversas problemáticas que la mayoría de las personas nunca había enfrentado: entre ruidos de ambiente, fallos en la conectividad de internet y micrófonos encendidos por error o que se rehusaban a ser funcionales, los trabajadores navegaron sobre aguas desconocidas que poco a poco aprendieron a domar.

Actualmente, en la época del trabajo híbrido, persiste la necesidad de días laborales que transcurren entre una junta y otra. Esto conlleva alinearse con colaboradores que trabajan tanto a distancia como en las oficinas, o clientes importantes que residen en otras localidades de la manera más eficiente posible.

Rodrigo Cornejo, Director General México y Director de Canales para Latinoamérica en Barco, señala que “las diversas modalidades de trabajo que hoy en día se encuentran en tendencia convergen en un punto en el que puede ser abrumador para los trabajadores, ofrecerles herramientas que les permitan llevar sus labores de forma más amena y efectiva es la tarea de empresas como Barco, donde nos hemos tomado muy en serio las necesidades que exige la nueva dinámica laboral”.}

Los avances tecnológicos han llegado a tal grado que, en los últimos tiempos, ha sido cada vez más fácil adaptarse a los distintos cambios que se presentan. Sin embargo, siempre son bienvenidos los consejos profesionales para mejorar. Con estas ocho sugerencias será posible que las reuniones híbridas de trabajo y hasta las clases a distancia se desarrollen sin problema y de forma puntual.

1. Evitar las fuentes directas de luz:

El truco está en que las ventanas o lámparas no se ubiquen detrás de las personas, pues esto genera que la saturación de iluminación proyecte una imagen parcial de ellas. Es preferible colocarse de frente a la luz para que quienes se encuentren del otro lado de la pantalla puedan ver con claridad a quien proyecta.

2. Reducir los ruidos de fondo:

Es difícil para la mayoría de las personas que trabajan a distancia encontrar lugares 100% libres de ruido ambiental. Silenciar el micrófono en una reunión o clase cuando no se tiene nada que decir es la mejor opción para evitar que todos los participantes se abrumen y distraigan con fuertes ruidos ajenos a lo importante.

3. Invertir en una cámara web:

Las reuniones y clases a distancia son mucho más agradables cuando se puede ver a los demás. También permite un desarrollo mucho más profesional al mejorar la comunicación entre las personas, sin las cámaras se pueden perder importantes detalles de la comunicación no verbal.

4. Prevenir el desorden de fondo:

Utilizar un fondo virtual discreto o uno borroso ayuda a evitar distracciones de ambos lados de la pantalla y concentrarse en los objetivos de la reunión. La sobrecarga de información visual también puede resultar en la pronta frustración de las personas.

5. Tener una conexión estable a Internet:

Contar con una buena cantidad de megabytes de velocidad en el servicio de internet puede ahorrar momentos de estrés por imágenes congeladas o audio retrasado, pues en estos momentos, por más breves que sean, puede perderse información valiosa.

6. Evitar distracciones:

Durante la reunión o clase se necesita que la concentración esté enfocada en ella. Apagar dispositivos extras a la computadora como la televisión y el teléfono móvil, cerrar otras pestañas del navegador de internet, redes sociales y el correo electrónico es una buena forma de evadir desatenciones.

7. Vestir para la ocasión:

Usar ropa de colores vivos, pero a su vez discretos permite dar una mejor imagen a todos los participantes de las reuniones o clases. Evadir estampados recargados o que distraigan la atención de los demás es importante, a no ser que se trate de una reunión virtual con alguna temática especial.

8. Comprobar la configuración:

Realizar una prueba de audio y video antes de la reunión puede ser útil para prevenir fallas técnicas en momentos importantes. También es importante para brindar confianza y seguridad a las personas, pues sabrán que nada va a salir mal.

“Asegurarse de verse bien ante la cámara trabajando desde casa, o incluso en clases, será lo principal cuando todas las demás preocupaciones técnicas están cubiertas. ClickShare le permite un pleno desarrollo en sus reuniones híbridas, convirtiéndolas en sesiones interactivas, inmersivas y productivas. Asimismo, preocuparse por la calidad de audio y video será cosa del pasado, pues con la sincronía de dispositivos que ofrece esta solución estos problemas quedarán resueltos. Con ClickShare de Barco y los consejos enlistados sus reuniones híbridas serán todo un éxito”, finalizó Cornejo.

 

 

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