Infografía: ¿Es realmente necesario celebrar esa reunión?

Si has visto el titular de arriba y estás leyendo con la esperanza de que la respuesta sea «no», entonces conoces la sensación.

Otra reunión. Tiempo perdido. Flujo de trabajo interrumpido. Sonrisa profesional forzada hasta el punto de ruptura. ¿Es realmente necesario?

Si usted es el propietario de la empresa, también tendrá en cuenta el costo. «No se puede imaginar una partida que cueste tanto y que no reciba casi ninguna atención», dice el profesor Steven Rogelberg, autor de The Surprising Science Of Meetings. «Tenemos gente que pasa más de la mitad de su tiempo en reuniones, lo que representa una cantidad tremenda en costos de personal». Y sin embargo, como descubrió Rogelberg, el responsable de la reunión suele ser el único participante que piensa que la reunión ha sido un éxito.

Por supuesto, en la era de la WFH, las reuniones virtuales y telefónicas son mucho más comunes. Algunas son valiosas oportunidades para comprobar el estado de las cosas. Pero otras interacciones que podrían haber durado 30 segundos en la oficina son ahora reuniones que tardan mucho más en programarse, conectarse y concluirse. Se tarda más de 20 minutos en volver a la zona después de una distracción de este tipo, y lo más probable es que alguien no estuviera prestando atención de todos modos.

Así pues, las reuniones innecesarias cuestan tiempo y dinero y, lo que es peor, energía. Como parte de su misión de ayudar a sacar el máximo partido a sus recursos, BusinessFinancing.co.uk presenta ahora una guía completa para maximizar la reunión moderna: un diagrama de flujo para decidir si

es necesario celebrar una reunión y lo que hay que hacer y no hacer cuando no se puede evitar una reunión. Pero antes, aquí están las estadísticas de las reuniones en 2022.

Cómo eliminar las reuniones innecesarias

El lugar de trabajo moderno es un sitio muy sofisticado, aunque esté distribuido entre las oficinas domésticas de una plantilla dispar. Se dispone de increíbles herramientas en red para comunicar diferentes necesidades, y la mayoría de los profesionales contemporáneos pueden adaptarse a ellas con poco esfuerzo.

Por ejemplo, si hay cambios en la empresa que afectan a su personal, pero éste no va a participar en el proceso de decisión, un nuevo documento de preguntas frecuentes o un mensaje de vídeo pueden cubrir fácilmente la información vital. Notion es una herramienta sencilla para construir una «wiki» de trabajo, y puedes incrustar un vídeo de YouTube o de cualquier otro sitio para transmitir tu punto de vista verbalmente.

Avisa al equipo del nuevo documento o vídeo por correo electrónico o en Slack. Márcalo como «Importante» pero no como «Urgente». Los miembros del equipo pueden consultarlo en el momento adecuado, en lugar de interrumpir su tarea actual para asistir a una reunión innecesaria. De este modo, su trabajo no se verá perjudicado y probablemente también prestarán más atención a la nueva información.

En realidad, las reuniones son la mejor opción sólo en circunstancias muy particulares. Las actualizaciones, los anuncios y la programación rara vez necesitan una. Si la situación no requiere un diálogo grupal en vivo y en directo, probablemente puedas manejar el asunto por correo electrónico, un documento compartido fijo o una herramienta de gestión de proyectos.

Cómo celebrar las mejores reuniones

Con la normalización de las videoconferencias, Covid-19 introdujo la idea de que está bien asistir a una reunión sin pantalones. (Consejo profesional: vístete siempre adecuadamente). De hecho, de ser una brillante novedad, las reuniones a distancia se han convertido pronto en una forma quizá demasiado informal de hacer negocios. Pero en algunos niveles, requieren más formalidad que nunca.

Las mentes vagan por Zoom. Los empleados tienen mascotas, teteras y entregas a domicilio para distraerse. E irónicamente, el esfuerzo de concentrarse en la pantalla puede restar capacidad de contribución a los participantes. «La concentración visual es un componente enorme de la concentración cognitiva», según la Dra. Melanie Brucks, profesora adjunta de marketing en la Universidad de Columbia. «Cuando uno se concentra en la pantalla y filtra el resto del entorno, eso repercute en la forma de abordar la tarea. Es especialmente malo para la creatividad porque inhibe una exploración más amplia».

¿La solución? Minimizar. Planifica tu reunión e invita sólo a quien necesites, cuando lo necesites. Propóngase alcanzar un número limitado de objetivos claramente identificados. Y estructure su sesión para que todos los participantes participen activamente.

Pero hay un aspecto de la informalidad que los responsables de las reuniones a distancia no deberían minimizar del todo: las conversaciones triviales. Resulta tentador ahorrar unos minutos preciosos yendo directamente al grano, pero las empresas que lo hacen pierden una valiosa oportunidad de desarrollar la cultura de equipo, elevar la moral y crear un sentimiento de atención mutua. Programe sesiones guiadas para romper el hielo en el orden del día o deje las cámaras web funcionando al final para un tiempo opcional de «enfriamiento del agua». Sólo asegúrate de solicitar comentarios sobre tu enfoque.

Hacia reuniones significativas

Las reuniones virtuales individuales aumentaron un 1.230% en 2020, y las reuniones en línea más grandes aumentaron un 613%. Para algunas empresas, era la única manera de tener algo de tiempo cara a cara entre colegas. Así que, sí, son más reuniones de las que nadie necesita celebrar, pero las empresas se centran en las personas. Reunirlas cuando están en la oficina y promover un diálogo real y significativo en línea puede ser lo que mantenga unida a la empresa en la transición del mundo del trabajo a una nueva era.